Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định pháp luật hiện hành

thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Doanh nghiệp của bạn đang có dự định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty để phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Nhưng bạn chưa nắm rõ các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện trên giấy phép kinh doanh cần những gì? Và như thế nào?

Sau đây công ty tư vấn luật Lawkey sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đọc:

1. Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cần quan tâm những gì?

Để thay đổi địa chỉ công ty/doanh nghiệp, bạn cần biết điều kiện địa chỉ trụ sở công ty/doanh nghiệp khi thay mới và Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty/doanh nghiệp

1.1 Điều kiện địa chỉ trụ sở công ty mới

Theo điều 43 luật doanh nghiệp 2014 quy định

  • Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
  • Chung cư có chức năng để ở thì không được phép đặt địa chỉ trụ sở công ty để thực hiện chức năng kinh doanh ở đó, tuy nhiên ở một số trung tâm thương mại/chung cư thì chủ đầu tư có xin chức năng kinh doanh cho những khu xác định và cụ thể như lầu trệt, tầng 1, tầng 2… Còn đối với những địa chỉ khác có xác định địa chỉ rõ ràng thì các bạn hoàn toàn có thể đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp để kinh doanh.

1.2 Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Hoàn tất các thủ tục với cơ quan thuế

Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến tới Phòng Đăng ký kinh doanh qua Cổng thông tin quốc gia

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp

Bước 5: Nhận thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả

2. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty/doanh nghiệp trong 2 trường hợp cùng quận/huyện và khác quận/huyện.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty/doanh nghiệp được Lawkey chia thành 2 trường hợp:

– Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trong cùng 1 quận/huyện

– Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trong khác  quận/huyện

2.1 Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trong cùng 1 quận/huyện

Quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trong cùng 1 quận/huyện như sau:

Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ trên Sở kế hoạch và Đầu tư

Hồ sơ thay đổi địa chỉ cùng quận cần chuẩn bị

  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
  • Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty cùng quận
  • Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
  • Quyết định của Hội đồng quản trị (Công ty CP) hoặc Hội đồng thành viên (Công ty TNHH)  về việc thay đổi trụ sở công ty
  • Biên bản họp của Hội đồng quản trị (Công ty CP) hoặc Hội đồng thành viên (Công ty TNHH)  về việc thay đổi trụ sở công ty cùng quận
  • Giấy ủy quyền – cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp

Nơi nộp và thời gian trả kết quả

  • Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh thành đặt trụ sở chính
  • Thời gian trả kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư doanh nghiệp sẽ nhận được GPKD công nhận địa chỉ công ty mới.

Bước 2: Làm hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ cùng quận ở chi cục thuế

  • Doanh nghiệp làm mẫu 08 thay đổi địa chỉ để cập nhật địa chỉ mới lên thuế.
  • Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì phải khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 (Ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC) nộp qua mạng để tiếp tục sử dụng hóa đơn còn lại đó
  • Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới phải làm lại thông báo phát hành hóa đơn mới nộp lên thuế.

Các lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận:

  • Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quân bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
  • Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới để sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn mới để được sử dụng.

2.2 Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận/huyện

Quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện như sau:

Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận

Đối với công ty TNHH 01 thành viên

  • Thông báo thay đổi nội dung ĐKDN, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận
  • Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
  • Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
  • Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – Cần trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Đối với công ty TNHH từ 02 thành viên trở lên, CTCP

  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận– Phụ lục II.1
  • Quyết định của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (CTCP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
  • Biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (CTCP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
  • Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
  • Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – Do con dấu có địa chỉ quận nên khi thay đổi địa chỉ khác quận cần phải khắc lại con dấu

Nơi nộp và thời gian trả kết quả thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh công ty đặt trụ sở. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ nhận được giấy phép kinh doanh công nhận địa chỉ mới của công ty.

Bước 2: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ bên thuế

Doanh nghiệp phải làm hồ sơ chuyển quận nộp lên chi cục thuế quận cũ và quận mới

Hồ sơ bao gồm:

  • Mẫu số 08- MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT- BTC của Bộ Tài chính
  • Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
  • 02 bản GPKD mới của công ty (có quận yêu cầu GPKD mới sao y công chứng, có quận chỉ cần bản photo, vì vậy nên chuẩn bị bản sao y công chứng là tốt nhất)

Nơi nộp:

Nộp trực tiếp tại Chi cục thuế quận cũ của công ty. Sau khi chi cục thuế quận cũ của công ty ra Thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ đem thông báo này qua cơ quan thuế quận mới để cơ quan thuế quận mới tiếp nhận quản lý.

Một vài lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

  • Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quân bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
  • Trong lúc nộp hồ sơ chuyển quận, thuế quận cũ sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
  • Song song cùng lúc với nộp hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất, nộp trực tuyến qua mạng bằng chữ ký số của công ty.
  • Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ, sau đó khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp lên thuế quận mới để được tiếp tục sử dụng hóa đơn đó.
  • Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới để sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn mới để được sử dụng.

Qua bài viết trên đây, Lawkey mong các bạn có thể thực hiện việc thay đổi trụ sở công ty của mình một các an toàn và đúng pháp luật.

>>> Xem thêm: Thủ tục tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *